Fundamentos de la Administración de Consorcios: Lo que Todo Propietario Debe Saber

En el mercado inmobiliario paraguayo, Gustafson & Asociados ha sido protagonista de proyectos pioneros que no solo han transformado la fisonomía urbana, sino también la forma en que se concibe la vida en edificios y condominios. Nathaly Gustafson, además de su papel en la comercialización a través de Paraguay Sotheby’s, lidera la administración de todos los desarrollos de la firma a través de MAJUBE S.A., una estructura creada específicamente para garantizar que la calidad de las obras se mantenga intacta a lo largo del tiempo. La relevancia de MAJUBE radica en dos aspectos clave: es una empresa conformada para administrar única y exclusivamente los edificios desarrollados por Gustafson, lo que le permite contar con el apoyo logístico de la propia constructora y desarrolladora, y con un equipo de trabajo integrado por personas formadas dentro de la empresa, que conocen en profundidad cada edificio y están plenamente comprometidas con la calidad del servicio que brindan. En esta nota, Nathaly comparte su enfoque, aprendizajes y recomendaciones sobre cómo una gestión profesional, transparente y proactiva puede marcar la diferencia entre un edificio que envejece con dignidad y uno que pierde valor con el paso de los años.

La administración de consorcios es, en esencia, la columna vertebral de la vida en comunidad dentro de un edificio. Su alcance se extiende mucho más allá del pago puntual de facturas o la contratación de servicios básicos. Implica un manejo integral que conjuga dos dimensiones complementarias: la operativa, orientada a la funcionalidad y el mantenimiento diario, y la administrativa, centrada en la transparencia financiera, la planificación y la toma de decisiones. En la práctica, esto significa que cada tarea, desde la verificación del funcionamiento de los equipos hasta la gestión de grandes inversiones, debe abordarse con un criterio preventivo y una metodología rigurosa. La experiencia enseña que la improvisación en la administración termina costando caro, tanto en términos económicos como en calidad de vida para los residentes.

En el plano operativo, una gestión eficiente no espera a que surjan las contingencias: trabaja para que estas no ocurran. Esto exige implementar planes de mantenimiento preventivo que cubran desde sistemas eléctricos y bombas de agua hasta ascensores y generadores. La clave está en la regularidad y el cumplimiento estricto de los cronogramas. Anticiparse a un fallo mayor, como la reparación de un ascensor o la reposición de un sistema de respaldo de energía, no solo ahorra dinero, sino que evita que la vida de los residentes se vea alterada. La capacidad de respuesta frente a imprevistos es otro pilar del área operativa: cortes prolongados de agua, interrupciones eléctricas o averías estructurales demandan soluciones inmediatas y coordinadas, con un equipo disponible las 24 horas para garantizar que el edificio siga funcionando con normalidad, incluso en circunstancias adversas.

La dimensión administrativa es igual de crítica, aunque muchas veces menos visible para los propietarios. En este ámbito, la gestión se enfoca en la transparencia, la eficiencia y la claridad de los procesos. La utilización de sistemas integrados de administración permite llevar un registro detallado y ordenado de cada gasto, automatizar la emisión de planillas de expensas y generar reportes que muestran con precisión en qué se invierte cada guaraní. Este nivel de detalle no solo facilita la rendición de cuentas, sino que fortalece la confianza entre la administración y los copropietarios, al eliminar espacios de incertidumbre o desconfianza. Un proceso administrativo bien diseñado establece filtros y autorizaciones que aseguran que cada pago esté debidamente respaldado, reduciendo al mínimo las posibilidades de errores o manejos poco claros.

Pero administrar un consorcio no es únicamente mantener las cuentas en orden y los servicios funcionando. La gestión involucra un componente humano decisivo: la capacidad de mediar, escuchar y facilitar acuerdos entre propietarios con intereses y prioridades diferentes. En Paraguay, un reglamento de copropiedad para propiedades horizontales —como edificios o condominios— establece las normas de convivencia y el uso de áreas comunes y privadas. Este reglamento es obligatorio, debe ser formalizado por escritura pública e inscripto en el Registro de Inmuebles, y cuenta con la intervención de la Municipalidad, que en el marco de sus competencias urbanísticas participa en la aprobación y regulación de estos documentos.

Es práctica común que, una vez al año, se celebre una asamblea general en la que se rinden cuentas, se presentan balances y se definen políticas para el siguiente ejercicio. En estas instancias, la administración no solo actúa como ejecutora de decisiones, sino que debería también actuar como guía técnica y estratégica, presentando propuestas que respondan a las necesidades reales del edificio y ofreciendo información clara para que los copropietarios tomen decisiones informadas.

En paralelo, cada consorcio designa un consejo de administración que funciona como un órgano de enlace y asesoramiento. Este consejo representa a los propietarios en la supervisión de la gestión y en la evaluación de propuestas de inversión o mejoras. La fluidez en la comunicación entre el consejo y la administración es fundamental para mantener la coherencia en las acciones y garantizar que las decisiones respondan al interés colectivo. La experiencia demuestra que cuando la administración es proactiva, planteando mejoras y estrategias antes de que los problemas se vuelvan urgentes, la comunidad responde positivamente y las inversiones se realizan con consenso.

Un aspecto que marca la diferencia en la administración es la visión estratégica con la que se concibe el edificio desde su origen. Cuando en el diseño y la composición tipológica de las unidades se considera cómo se administrará el conjunto, se facilita enormemente la gestión posterior. Evitar combinaciones extremas de tipologías —como mezclar monoambientes con penthouses de lujo— reduce el riesgo de conflictos de intereses en las asambleas y promueve una comunidad con objetivos más homogéneos. Esta planificación inicial es una ventaja competitiva que, en la práctica, se traduce en una administración más ágil y menos conflictiva.

Aspectos como el acceso seguro para limpiar fachadas y vidrios, la ubicación estratégica de salas técnicas para que el personal pueda trabajar sin interferir con las áreas comunes, la elección de materiales duraderos y de fácil reposición, o la instalación de sistemas que simplifiquen la inspección y reparación de equipos críticos, son decisiones que, aunque invisibles para el comprador en el momento de la adquisición, determinan la eficiencia y el costo de la administración en el futuro. Esta planificación inicial no solo mejora la operatividad diaria, sino que constituye una ventaja competitiva que, en la práctica, se traduce en una administración más ágil, menos conflictiva y financieramente más eficiente.

Finalmente, la administración juega un papel determinante en la preservación del valor del activo inmobiliario. Un edificio que recibe mantenimiento constante y mejoras periódicas puede, incluso después de décadas, mantenerse competitivo en el mercado. El ejemplo del edificio Castavista, con 15 años de antigüedad y una reciente inversión en la pintura de su fachada, lo confirma: la conservación sostenida no solo evita la depreciación, sino que proyecta una imagen de calidad que atrae a nuevos compradores y refuerza la confianza de los residentes actuales. En contraste, la falta de gestión puede llevar a que un inmueble pierda su atractivo y se convierta en un pasivo en lugar de un activo.

La administración de consorcios, bien ejecutada, es una disciplina que combina técnica, estrategia y compromiso. Es un trabajo en gran parte invisible para quienes disfrutan de sus resultados, pero que se refleja en la calidad de vida, la armonía comunitaria y el valor económico del inmueble. En un mercado donde la competencia entre desarrollos es cada vez más intensa, la diferencia entre un edificio que envejece con dignidad y otro que pierde vigencia puede radicar, precisamente, en la forma en que es administrado.